Was in Deutschland seit langem unter dem Thema der digitalen Revolution diskutiert wird, ist in Italien zunehmend Realität. Bei dem Versuch der Vereinfachung des täglichen Geschäftsbetriebs und der Entlastung öffentlicher Haushalte, forciert der italienische Gesetzgeber den Abschied vom klassischen Brief. Mit Einführung der Pflicht zur zertifizierten Emailadresse (PEC) für alle Unternehmensformen, können nunmehr im täglichen Geschäftsbetrieb rechtsverbindliche Schriftstücke per Mail einfach und schnell zugestellt werden.

Musste in Italien bislang noch jedes Schriftstück Kosten- und Zeitaufwendig per Einschreiben mit Rückschein zugestellt werden, so kann nunmehr durch einen kurzen Knopfdruck eine Frist ausgelöst bzw. eine Erklärung rechtsverbindlich abgegeben werden. Seit dem 30.06.2013 müssen in Italien Unternehmer, auch Einzelkaufleute über ein zertifiziertes Emailpostfach verfügen. Die sog. PEC (Posta Elettronica Certificata) kann bei einer Reihe von privaten Anbietern beantragt werden und muss zwingend bei Anmeldung des jeweiligen Gewerbes bei der zuständigen Handelskammer hinterlegt werden. Die Kosten für ein PEC- Postfach betragen, je nach Anbieter, ca. 30 € jährlich. Eine Liste aller hinterlegte PEC Adressen kann man der Seite www.registroimprese.it entnehmen. Der wesentliche Unterschied zu einer gewöhnlichen Emailadresse besteht darin, dass die PEC zum Zeitpunkt der Übermittlung an den Empfänger eine automatische Zustellungsmittelung generiert. Ab diesem Zeitpunkt werden somit entsprechende Fristen ausgelöst bzw. gehemmt. Von großem Vorteil ist dies nicht zuletzt für Unternehmen, die bei noch offenen Forderungen die Verjährung bereits durch einfache Mahnung schnell und kostengünstig unterbrechen können. Ebenfalls sollte hierdurch die Kommunikation mit den einzelnen Behörden und Ämtern um ein wesentliches vereinfacht werden. Auch Einladungen zu Gesellschafterversammlungen, öffentliche Ausschreibungen und Kündigungen, also jenes, was Unternehmen zuvor mit Einschreiben zu versenden hatten, können nunmehr per einfachen Mausklick erledigt werden. In der Praxis etabliert sich das System zunehmend und man kann beobachten, dass eine Reihe von Mitteilungen ausschließlich auf dem PEC- Weg erfolgen (Krankenbescheinigungen, Mitteilungen zur Sozialversicherung etc.). Wichtig ist bei Beginn der Tätigkeit an die PEC zu denken und diese den entsprechenden Behörden zeitig mitzuteilen, ansonsten drohen teils saftige Strafen.

Mit der PEC hat Italien einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung des Geschäftslebens unternommen. Bleibt zu hoffen, dass dies zunehmend zum Abbau von Bürokratie und Formhindernissen im Wirtschaftsleben und Verwaltung führen wird.

Zum Abschluss bleibt noch der Hinweis: Regelmäßig PEC kontrollieren!