PEC-Pflicht auch für Geschäftsführer
Italien verschärft weiter die Pflicht zur digitalen Kommunikation. Während Unternehmen bereits seit vielen Jahren die Pflicht haben, ein zertifiziertes Postfach (Posta Elettronica Certificata – PEC) einzurichten, müssen seit dem 1. Januar 2025 auch Geschäftsführer und Liquidatoren eine persönliche digitale Zustelladresse bei der Handelskammer hinterlegen. Bei Neugründungen muss die Einrichtung mit der Eintragung ins Handelsregister erfolgen. Bei bestehende Unternehmen muss bis spätestens zum 30. Juni 2025 nachgearbeitet werden.
Die digitale Zustelladresse ist eine zertifizierte E-Mail-Adresse, die für offizielle Mitteilungen zwischen Unternehmen und Behörden genutzt wird (vgl. hierzu auch Förmliche Zustellung per Mail – In Italien besteht die Pflicht zur zertifizierten Email (PEC)). Sie dient als rechtssicherer Kommunikationskanal, der den Versand und Empfang von Nachrichten mit beweiskräftiger Dokumentation ermöglicht. Die PEC reduziert Verwaltungsaufwand, beschleunigt Prozesse und gewährleistet Transparenz in behördlichen Verfahren.
Unterbleibt die Meldung der digitalen Zustelladresse bei der Registrierung einer neuen Ernennung oder Erneuerung des Amtes, wird das Verfahren vorläufig ausgesetzt. Es wird eine Nachfrist von bis zu 30 Tagen gewährt, um die fehlenden Informationen nachzureichen. Erfolgt innerhalb dieser Frist keine Nachmeldung, wird der Antrag abgelehnt. Bei versäumten Mitteilungen an das Handelsregister sieht das Gesetz ein Bußgeld zwischen 103 und 1.032 Euro vor. Erfolgt die Meldung innerhalb von 30 Tagen nach Fristablauf, reduziert sich die Strafe auf ein Drittel des vorgesehenen Betrags.
Die neue Regelung stellt eine erhebliche Ausweitung der Nutzung digitaler Kommunikationsmittel dar. Geschäftsführer und Liquidatoren sollten sicherstellen, dass sie ihre individuelle PEC-Adresse rechtzeitig bei der zuständigen Handelskammer registrieren und anschließend auch sorgfältig abrufen. Bei Nichtbeachtung droht Fristablauf und Präklusion. Daher sollten gerade ausländische Geschäftsführer großen Sorgfalt auch einen regelmäßigen Abruf legen, um nicht vor vollendeten Tatsachen zu stehen.