Dal 29 settembre 2016 sarà attiva la beA – besonderes elektronisches Anwaltspostfach. La beA permetterà in modo piuttosto facile la partecipazione degli avvocati allo scambio di comunicazioni e documenti in modo telematico con le Autorità giudiziali, amministrative, altri professionisti e colleghi. 

Per la prima registrazione alla casella di posta elettronica certificata, gli avvocati necessitano di una carta beA che deve essere richiesta al Consiglio nazionale del notariato. Tale carta potrà essere attivata con diverse funzionalità: solo per la posta elettronica certificata o anche per l’ulteriore funzione di firma digitale di atti e documenti.

Fondamenti giuridici

Nel 2013 il legislatore ha emanato una legge per la promozione e lo sviluppo della comunicazione telematica (ERV-Gesetz). Tale legge modifica diverse norme procedurali (codice di procedura civile, norme procedurali in materia di diritto del lavoro, diritto di famiglia, diritto amministrativo). Finalità principale è l’introduzione graduale della comunicazione elettronica per tutte le giurisdizioni. Tali disposizioni entrano in vigore dal 1 gennaio 2018. Tuttavia ai sensi del § 31a comma 1 periodo 1 del codice deontologico forense (BRAO), il Consiglio nazionale forense (BRAK) è obbligato a mettere a disposizione di tutti gli avvocati una casella di posta elettronica certificata. Il Consiglio nazionale forense ha spostato il termine di attivazione dal 1 gennaio 2016 al prossimo 29 settembre. In tale data le caselle dovranno essere disponibili per l’attivazione, ciò a prescindere dall’introduzione di un esplicito obbligo professionale di utilizzo della beA al momento ancora in discussione. E` previsto un periodo transitorio sino al 31 dicembre 2017 durante il quale le notifiche ed il ricevimento di messaggi potrà avere effetto solamente con il consenso del titolare della casella di posta elettronica. La disponibilità all’utilizzo della beA può essere portata a conoscenza con diverse modalità ad es. con un’indicazione sulla carta intestata o sulla pagina internet o attraverso l’uso attivo della beA da parte dell’avvocato.

Casella di posta per legali interni (Syndikusrechtsanwälte)

Il codice deontologico forense obbliga il consiglio nazionale forense a mettere a disposizione caselle di posta elettronica certificata per i legali interni. Il nuovo § 46c codice deontologico forense prevede che un legale interno che collabori presso diversi datori di lavoro possa attivare diverse caselle di posta elettronica. Tale disposizione entrerà in vigore dal 1 ottobre 2016 ma il Consiglio nazionale forense ha già reso noto che l’attivazione avverrà successivamente in quanto sono ancora necessari adeguati accorgimenti tecnici.

Nessuna previsione di casella di posta elettronica per gli studi associati e società tra avvocati

Il legislatore ha previsto la beA solo per le persone fisiche e non per le persone giuridiche. La mancanza al momento di un registro dal quale risulta in modo vincolante l’appartenenza di un avvocato ad uno studio legale, impone infatti accanto ad eventuali modifiche legislative anche ulteriori adattamenti tecnici. Inoltre va precisato che la beA riguarda, almeno per il momento, solo gli operatori del diritto e non è prevista (a differenza della PEC italiana) una forma analoga per imprese e professionisti. Una notifica comparabile alla PEC, quindi, tuttavia attualmente non sarà ancora possibile.

Lo studio A & R Avvocati Rechtsanwälte Vi informa sui futuri sviluppi relativi alla beA e resta a disposizione per ogni ulteriore chiarimento.